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¿Sobrecarga de correo? 4 Consejos para una mejor gestión del tiempo

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¿Sobrecarga de correo? 4 Consejos para una mejor gestión del tiempo

Su bandeja de entrada está todo el día desbordada de mensajes. ¿Qué puede hacer? Con tantas cosas entre manos, puede ser extremadamente difícil hacer una buena gestión del tiempo y responder 20 o 30 mensajes al día. Siga estos consejos de gestión del tiempo para mantener su bandeja de entrada controlada y olvídese de los días en que el correo electrónico controlaba su vida.

¿Sobrecarga de correo? Qué no hacer

Algunas personas son esclavas de su correo electrónico por una inadecuada gestión del tiempo. Tienen una campanita que suena cada vez que reciben un mensaje, y dejan cualquier cosa que estén haciendo para comprobar la bandeja de entrada. Por ello, están constantemente “alternando tareas”, y cuando vuelven a lo que estaban haciendo pierden inercia, claridad y productividad en los trabajos más importantes.

Consejo de gestión del tiempo 1: Responda todos los correos al mismo tiempo

Cuando responda a sus correos hágalo de una sola vez, no según le van llegando. Siempre es mejor hacer las tareas similares de forma continua que hacer un poco ahora y un poco después. Agrupar las tareas significa simplemente hacer cosas parecidas al mismo tiempo. Existe una “curva de aprendizaje” en todos lo que hacemos. Cuando realizamos una serie de tareas iguales o parecidas, la curva de aprendizaje nos permite reducir el tiempo necesario para terminar cada tarea hasta un 80% cuando llegamos a la quinta tarea idéntica.

Consejo de gestión del tiempo 2: Respuestas Cortas y al Grano

Debe decidirse a evitar que la bandeja de entrada controle su vida, como si la cola moviera al perro. En lugar de eso, disciplínese para optimizar su gestión del tiempo y usar el correo como una herramienta de negocios. Escriba respuestas cortas y al grano.

Si responde sus correos rápidamente, le quedará más tiempo para responder a otros mensajes y será más fácil leer toda la correspondencia.

Consejo de gestión del tiempo 3: Cree Etiquetas y Filtros

Si gestiona distintas direcciones de correo desde una misma cuenta, cree un filtro y etiquete cada cuenta. De esta forma sabrá qué correos son personales y cuáles son de negocios. Puede dejar los mensajes personales para después, sin tener que leerlos en esos momentos. Esto le dejará tiempo para tareas más importantes.

Consejo de gestión del tiempo 4: Comprueba el correo dos veces al día

Gestione su correo sólo una o dos veces al día. Aún mejor, olvídese del correo profesional durante los fines de semana y pase más tiempo con su familia y amigos, y dedicándose a sus actividades personales. Esa es otra forma de buena gestión del tiempo.

Compruebe su correo por la mañana después de haber trabajado unas horas, y conteste a los mensajes nuevos que tenga. Esto le dejará la mañana libre para las tareas más importantes que tenga que hacer ese día. Vuelva comprobarlo por la tarde, después de comer, y luego olvídese de él hasta el día siguiente y céntrese en el resto del trabajo que tiene que realizar.

Algunas de las personas más productivas que conozco, auténticos expertos en gestión del tiempo. tienen su correo configurado para responder automáticamente. Su mensaje es algo así como “Sólo contesto el correo dos veces al día porque estoy muy ocupado. Si me ha mandado un mensaje, le responderé tan pronto como me sea posible. Si es algo urgente, llame a este número y hable con esta persona”.

Conclusión

Maneje sus correos siguiendo estos consejos de gestión del tiempo y olvíde el estrés por ese número en la bandeja de entrada que está arruinandole la vida.

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